市直各单位：

由于近期一些单位办公地点变更，为加强各单位档案搬迁过程中的管理工作，现就有关事宜通知如下：

一、增强档案安全意识

档案是各机关单位宝贵的资源，对于各项事业的发展有着十分重要作用，一旦发生丢失或损毁将给机关或个人带来不可挽回的损失。因此，各级领导必须提高对档案安全工作的认识，要以对党和国家、对历史高度负责的态度，切实增强档案安全责任意识，时刻绷紧档案安全这根弦，把档案安全搬迁工作提上议事日程。提前清理各类档案资料，该移交给市档案馆的要及时移交；该保留的要具体落实档案搬迁工作中所需的人、财、物等系列问题，并督促相关处室和人员加强档案搬迁前后的管理，确保档案安全。

二、对档案资料认真进行清理，摸底分类

各单位要提前对所有处室及档案室保管的档案进行认真清理，全面清点核查，做到账物相符。已借出档案要立即收回。对发现的缺卷、缺件要及时查找补缺。在此基础上对档案进行分类处理。

（一）根据《关于征集城市荣誉和友好往来实物档案的通知》（秦办字[2012]19号）规定，凡涉及到下列实物档案的，请及时向市档案馆移交。

1、友好往来实物档案：我市在对外友好往来及公务活动中（包括国外友好往来及国内省市间的交流活动）接收的赠品、礼品等实物档案，如工艺品、艺术品、徽章、吉祥物、地方特产、字画、题词等。

2、城市荣誉档案：凡荣获国家级及以上各种荣誉的实物档案。包括荣获国家级荣誉称号、国家级先进（优秀）集体（不含部委颁发）；荣获国家级文艺表演、作品奖项；荣获国家或国际重大体育赛事前3名的运动奖项；国家级名优产品、著名商标；国家级以上物质文化遗产、非物质文化遗产以及其它被冠以“全国”“国家”的荣誉称号。获得以上荣誉的各类获奖文件、照片、奖牌、奖杯、奖品、锦旗及证书等实物。

3、各种重大活动声像档案、重要文件资料汇编、图书资料等重点档案。

以上移交到档案馆的实物档案要做到文字说明齐全，目录清晰。   

（二）按照《秦皇岛市档案收集管理办法》（秦政[2013]18号）规定，文书、照片档案，也可以向档案馆提前移交。提前移交的文书、照片档案按接收标准执行。  

（三）需销毁档案。要成立档案鉴定工作领导小组，对需要销毁档案进行鉴定并编制销毁清册，报单位档案鉴定工作领导小组批准，销毁清册须报市档案局备案。会计档案须报会计主管部门批准。批准后，可送指定地点进行销毁，销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁（要有两人监销），并在销毁册上签名盖章、注明销毁日期。

（四）需搬迁档案。

1、各单位要责成专人负责对需搬迁的档案进行清点、整理、打包、搬迁，监督指导档案搬迁的全过程。

2、对档案目录及各项档案数据进行备份。包括电子档案、档案扫描件、数码照片、数码音像等进行备份（一式三份，用光盘实行物理隔离备份）。

3、搬迁前对档案进行单独封存，不得与其他办公用品混放。搬迁过程中，档案管理人员要随车押送，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。搬迁后的档案要严格按照“八防”要求，加强对档案的保管。

三、明确责任，将档案安全工作落到实处。

（一）要明确主管领导，指定专人负责档案的清理及搬迁工作，真正做到责任到人、措施到位。

（二）各单位要安排好档案用房，配备档案安全设施设备，满足档案室各项功能需求。

（三）对于疏于管理，制度不健全，责任不落实造成档案安全责任事故的，要依据相关法律法规进行处理。

其它不明事项可以直接咨询市档案局。业务咨询联系电话：3220713，档案移交联系电话：3220572，信息技术咨询电话：3220703。

 

附件：1、《关于征集城市荣誉和友好往来实物档案的通知秦办字[2012]19号）   

  2、《秦皇岛市档案收集管理办法》（秦政[2013]18号）

                           

                     秦皇岛市档案局（馆）      

               

                  2016年3月24 日