各有关单位：

为确保机构改革和行政区划调整过程中档案的完整与安全，合理处置机构改革和行政区划调整相关单位档案的归属与流向，结合我市此次机构改革和行政区划调整的实际情况，现就有关事项通知如下：

一、档案处置的基本原则

根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》和《河北省档案工作条例》等有关法律、法规，各有关单位的档案归属与流向按以下原则处置：

    （一）机构改革中撤销的单位（包括职能和内部机构分解到两个以上单位），其档案应向市档案馆移交（包括各种门类、载体和保管期限的档案及资料）。已到保管期限的档案按规定自行保管或销毁。

    （二）机构改革中一个单位的部分业务和职能划出归口到另一单位，该职能或业务部门在原单位形成的档案不能分割划出到新单位，应与原单位档案一起作为一个全宗管理。

（三）机构改革中两个或两个以上单位合并组成一个新单位的，合并前的全部档案原则上向市档案馆移交。确因工作需要，经市档案局同意，可移交给新单位分列不同全宗进行管理，适当时候再向市档案馆移交。合并后新单位形成的档案重新设立全宗进行管理。

（四） 从抚宁区（原抚宁县，下同）划出的乡镇，其划出前形成的文书、声像、电子、实物档案等应向抚宁区档案馆移交，会计档案仍留在原单位保管，科技档案随所有权转移，移民档案按相关管理办法移交；其划出后形成的档案应与划入行政区档案馆协商，按有关规定管理。

二、档案处置的工作要求

（一）各有关单位要高度重视，抓紧成立档案处置工作领导小组，明确分管领导和具体工作人员，保证档案移交处置工作的正常进行。档案员要坚守岗位，忠于职守，加强安全保密工作，防止档案丢失和泄密；要做好移交前借出档案的催还和未归档文件的整理工作，并按规定办理档案移交手续，在档案处置工作完成前不得离岗。机构改革和行政区划调整后的新单位，要尽快明确档案工作的责任科室，配备与工作相适应的人员，提供必要的人、财、物条件，实现档案工作的有机衔接。

（二）市及相关县（区）档案馆，要认真履行职责，指定专人负责机构改革和行政区划调整过程中档案移交处置的业务指导工作，提出加强档案管理的具体意见，帮助各有关单位解决实际问题。

（三）各有关单位应于9月20日前制定完成本单位档案处置方案，并将方案和本单位档案基本情况分别报同级档案馆，以便各级档案馆根据实际开展协调和指导工作。各有关单位列入移交范围的档案务于12月底前按规定的流向移交完毕。

（四）移交给市及相关县（区）档案馆的档案，应保证门类和载体的齐全完整，且符合进馆标准，并附有检索工具；有关书刊资料以及大事记、组织沿革、全宗介绍等也应一并移交。交接时双方必须按照“移交目录”逐卷逐件清点核对，履行交接手续。交接凭证一式两份，双方签字盖章，各存一份。

（五）凡发生档案归属争议等问题，各有关单位应及时与同级档案馆沟通，由各级档案馆协调解决，妥善处理。任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和擅自销毁档案。对违反档案法律、法规，造成机关档案丢失、损毁、泄密的，要给予单位领导和相关人员行政处分；构成犯罪的，要依法追究刑事责任。

联系人：鲁胜武　汤志军，联系电话：3220713　3220572

　　　　　　　　　　　　　　　   秦皇岛市档案局

　　　　　　　　　　　　　　　   2015年9月6日