市直有关单位：

根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案管理条例》和《秦皇岛市档案收集管理办法》（秦政〔2013〕18号）精神，为加强我市重要档案的集中统一管理，保证档案的安全、完整，按照2014年度档案接收计划，现就档案移交接收进馆有关工作通知如下：

一、接收档案范围

凡在市档案馆接收范围内，自形成之日起满10年的档案，即2004年以前的长期、永久档案（含2004年）均在接收范围内。

二、进馆档案质量要求

（一）档案内容齐全。移交前各单位要按照机关文件归档范围认真进行清查，特别要注意检查工作要点、工作总结、会议记录、各种年统报表等重要档案是否完整归档；同时，对照目录认真核对，被借阅利用后没有及时归还的档案要及时追回归档，确保档案完整。

（二）档案整理规范并数字化。按照《秦皇岛市归档文件整理规则实施细则》（秦档〔2012〕9号）要求，认真做好档案整理，特别要注意有无缺件情况，页号、盒号、脊背填写是否完整，备考表是否完备等情况，及时按规范标准整理，确保拟移交档案整理规范。具体事宜请联系市档案局资源建设与开发科（联系人：汤志军，联系电话：3220572）。

（三）检索工具及编研材料同时进馆。除案卷目录、归档文件目录等相关检索工具外，各单位编制的《组织沿革》、《全宗介绍》及出版的各类志书、图书资料也要同时移交进馆。

三、时间要求

2014年年底前全部完成计划范围内的档案移交接收进馆工作，请各单位按照《秦皇岛市档案馆2014年档案接收计划》确定的时间段，责成专人负责档案移交进馆工作，确保按时完成任务。

附件：《秦皇岛市档案馆2014年档案接收计划》

秦皇岛市档案局

2014年8月5日