秦皇岛市档案局
关于对全市档案数字化加工管理和
统一数据格式等工作进行督导检查的通知
各县区档案局（馆）：
根据国家档案局、省档案局要求，以及秦档［2012］28号《关于加强档案整理、数字化外包管理工作的通知》精神，要求立即停止已开工的档案数字化外包项目并开展自查整顿，再次开工和准备开工的外包项目实施必须符合相关保密要求，经市档案局审批后方可进行。市档案局将于近期对各县区、各部门落实上述文件精神情况集中进行督导检查。重点检查是否有违规进行数字化外包加工情况，县区局对县区直单位监管情况。
同时，为给全市乃至全省档案信息网络平台建设打好基础，要求各县区档案局（馆）依据《秦皇岛市档案馆微机条目录入规则》统一档案目录数据格式对档案目录数据库进行质检。
督导检查组成员：
组长：李三妹
成员：郝 杰 杨雪峰 郑国凡 徐明珠
督导时间：6月17日 ——6月30日
联系人：郝杰 杨雪峰
联系电话：3220703
附件：《秦皇岛市档案馆微机条目录入规则》
二○一三年六月八日
附件：
《秦皇岛市档案馆微机条目录入规则》
一、本规则所指的条目是文书档案文件级条目。
二、本馆文件级条目著录项目共十五项，分别为：档案馆代号、全宗号、目录号、案卷号、件号（新方法为：档案馆代号、全宗号、归档年度、盒号、件号）、保管期限、页号（页数）、题名、责任者、文件编号、文件形成时间、密级、解密划控、分类号、附注。
三、所著录各项应严格按照以下要求进行：
1、档案馆代号和档号由微机自动生成。
2、档案号项（全宗号、目录号、案卷号、件号；新方法：全宗号、归档年度、保管期限、盒号、件号）按档案所给定的著录，结构完整。
3、页号为文件首页页号，页数为单份文件页数。
4、保管期限分永久、长期、短期或永久、30年、10年三项，可直接在界面上选择。
5、文件题名按原文件标题著录。另：
1）不反映文件内容的标题，原标题照录后，拟写新的题名，用“[ ]”括起附后。
2）没有标题的文件，应拟写题名，用“[ ]”括起填写在题名项中。
3）题名中涉及时间的统一用阿拉伯数字表示，年度统一为四位。如“七九年工作总结”应录为“1979年工作总结”。
4）会议记录应著录会议议题，格式：局务会议记录：1、关于上半年工作问题；2、人事变动问题……。
5）简报的名称和刊号录入题名项，格式：档案工作动态（第一期）：1、××县档案馆加强民生档案接收工作；2、市档案局举行庆祝建党90周年活动……。
6）题名涉及人名的，如任免、职称评定、表彰、处分等文件，应把文件涉及本单位的所有人名录在题名后，用“（）”括起。
6、责任者应用全称或通用简称；如：“中国共产党秦皇岛市委员会”简称为“中共秦皇岛市委”，不可用“市委”；秦皇岛市政府不可用“市政府”；
多个责任者的文件最多著录三个责任者，责任者之间用“；”隔开；
个人责任者，人名后应加职务，用“（）”括起。
7、有文件编号的应著录入文件编号项，字、号、年度的完整。
年度必须用四位阿拉伯数字表示，用“[ ]”括起；
多个文件编号的最多录入三个，之间用“；”隔开，且录入顺序应与责任者顺序相对应。
8、文件形成时间由八位数字组成，空缺的用“0”补齐，如2003年3月12日应著录为“20030312”；
9、密级项为必录项，密级分为绝密、机密、秘密三个等级，按文件标明的著录。
10、解密划控分为控制、开放、未定三种，可直接在界面上选择。
11、有分类号的，应照录，未标注的可不录。
12、附注项是对所需要说明的项目进行说明，没有需要说明的可不录。
13、录入中所使用的“[ ]”必须在半角状态下输入。
（文书档案案卷级涉及到的项目均按此规则录入，其它各类档案项目相同或类似的照此执行。）
秦皇岛市档案馆
2013年6月